Viele Organisationen haben ihr Business Continuity Management über Jahre hinweg mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen aufgebaut, insbesondere in der Risikoanalyse und der Business Impact Analyse. Das ist nachvollziehbar und in vielen Fällen auch sinnvoll: Excel ist verfügbar, flexibel und ermöglicht einen schnellen Einstieg.
Gerade zu Beginn eines BCM-Programms bieten verschiedene Programme genau das, was gebraucht wird: Struktur, Individualität und die Möglichkeit, erste Transparenz zu schaffen. Doch mit der Zeit verändert sich der Kontext. Neue Anforderungen entstehen, Organisationen wachsen, Abhängigkeiten nehmen zu. Und damit stellt sich eine entscheidende Frage:
Reicht ein tabellenbasierter Ansatz noch aus, wenn BCM zur unternehmensweiten Steuerungsaufgabe wird?
Wenn Komplexität steigt, stößt Excel an seine Grenzen
Verschiedene Programme funktionieren gut, solange die Rahmenbedingungen überschaubar bleiben. Doch genau hier liegt der kritische Punkt: BCM bleibt selten statisch. Mit zunehmender Reife verändern sich die Anforderungen grundlegend:
| Situation | ✅ Excel funktioniert gut | ❌ Excel wird kritisch |
|---|---|---|
| Organisation | Überschaubare Strukturen | Mehrere Standorte/Bereiche |
| Datenmenge | Einzelne Analysen | Wachsende Datenlandschaft |
| Abstimmung | Wenige Beteiligte | Viele Stakeholder |
| Anforderungen | Stabil | Dynamisch/Regulatorisch |
Was zunächst wie eine schrittweise Weiterentwicklung wirkt, führt in der Praxis oft zu einer entscheidenden Schwelle: Der Aufwand steigt überproportional, während Transparenz und Konsistenz abnehmen.
Risikomanagement und BIA: Wo die Probleme entstehen
Die Herausforderungen zeigen sich besonders deutlich in den beiden zentralen BCM-Bausteinen: Risikoanalyse und Business Impact Analyse.
Im Risikomanagement entstehen schnell mehrere, voneinander getrennte Datenstände. Risiken werden in unterschiedlichen Dateien gepflegt, Bewertungsmaßstäbe variieren und Maßnahmen lassen sich nur schwer konsistent nachverfolgen. Eine übergreifende Sicht auf die Risikolage entsteht oft nur mit erheblichem manuellem Aufwand.
In der Business Impact Analyse wird ein anderes Problem sichtbar: Prozesse werden häufig isoliert betrachtet. Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Ressourcen oder Standorten sind zwar bekannt, lassen sich in Tabellen jedoch nur schwer strukturiert abbilden. Kritikalitäten sind dadurch nicht immer eindeutig vergleichbar und Auswertungen werden komplex und fehleranfällig.
Die Folge ist in beiden Fällen ähnlich: Es entsteht kein durchgängiges, belastbares Gesamtbild.
Ein typisches Muster aus der Praxis:
Mehrere Versionen derselben Analyse sind im Umlauf, angepasst von unterschiedlichen Bereichen, mit leicht abweichenden Bewertungslogiken.
Warum strukturierte Excel Ansätze schwer skalierbar sind
Die Herausforderung liegt dabei nicht darin, dass Excel „falsch“ eingesetzt wird. Im Gegenteil: In vielen Organisationen existieren klare Strukturen und durchdachte Vorgehensweisen. Das Problem entsteht dort, wo diese Struktur nicht mehr vom Werkzeug getragen wird.
Tabellen stoßen an Grenzen, wenn
- Daten miteinander verknüpft werden müssen,
- Abhängigkeiten sichtbar sein sollen,
- Bewertungen konsistent angewendet werden müssen,
- Auswertungen regelmäßig und schnell benötigt werden oder
- ältere Versionen der Bewertungen analysiert werden müssen.
Was fehlt, ist keine Struktur, sondern die Möglichkeit, diese Struktur skalierbar, vernetzt und konsistent abzubilden.
Was Entscheider:innen wirklich brauchen
Mit wachsender Bedeutung von BCM verändert sich auch die Erwartungshaltung auf Management-Ebene. Im Mittelpunkt stehen nicht mehr einzelne Analysen, sondern Fragen wie:
- Wo stehen wir als Organisation im Hinblick auf Risiken und Kritikalitäten?
- Welche Abhängigkeiten sind besonders kritisch?
- Wo besteht konkreter Handlungsbedarf?
- Wie belastbar sind unsere Entscheidungsgrundlagen?
Ein tabellenbasierter Ansatz kann diese Fragen nur eingeschränkt beantworten. Vor allem dann, wenn Daten verteilt, unterschiedlich gepflegt oder schwer vergleichbar sind. Was benötigt wird, ist:
- Transparenz über Zusammenhänge
- Konsistente Bewertungsgrundlagen
- Schnell verfügbare Auswertungen
- Eine zentrale, verlässliche Datenbasis
Wann Excel nicht mehr ausreicht
In der Praxis zeigen sich typische Signale, dass ein tabellenbasierter Ansatz an seine Grenzen stößt:
Typische Anzeichen, dass Excel nicht mehr ausreicht Checkliste
☐ Mehrere Versionen von Risikoanalysen oder BIAs sind im Umlauf
☐ Abstimmungen zwischen Bereichen nehmen deutlich zu
☐ Bewertungslogiken sind nicht mehr einheitlich
☐ Gesamtübersichten müssen manuell erstellt werden
☐ Audit- und Dokumentationsanforderungen steigen
Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, ist das kein Zeichen für schlechte Arbeit, sondern ein Hinweis darauf, dass das BCM einen Reifegrad erreicht hat, der andere Werkzeuge erfordert.
Fazit: Excel ist ein Werkzeug, aber kein BCM-System
Excel kann ein sinnvoller und effizienter Einstieg in das Business Continuity Management sein. Viele Organisationen haben damit die Grundlage für ihr BCM geschaffen. Mit zunehmender Komplexität reicht ein tabellenbasierter Ansatz jedoch oft nicht mehr aus, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Denn professionelles BCM bedeutet nicht nur, Daten zu erfassen, sondern sie vernetzt, konsistent und entscheidungsfähig aufzubereiten.
Genau an diesem Punkt setzen systemgestützte Lösungen wie bcNAVIGATOR an: Sie schaffen die Grundlage dafür, BCM nicht nur zu dokumentieren, sondern aktiv zu steuern.
